ADMINISTRASI KELURAHAN

            Kelurahan merupakan unit organisasi pemerintahan terdepan yang memiliki wilayah yurisdiksi tertentu dan langsung bersentuhan dengan masyarakat. Hal ini menimbulkan konsekuensi logis terhadap tugas pokok, fungsi, dan peranan kelurahan yaitu melakukan pelayanan prima kepada masyarakat. Fungsi pelayanan yang ada di kelurahan terbagi dalam 2 kelompok:

1.  Pelayanan Administratif

A. Administrasi Kelurahan (Pendataan)

Berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 34 Tahun 2007 ada 5 jenis administrasi di kelurahan:

a.       Administrasi Umum terdiri dari:

·         Buku Data Keputusan Lurah

·         Buku Data Inventaris Kelurahan

·         Buku Data Aparat Kelurahan

·         Buku Data Tanah di Kelurahan

·         Buku Data Agenda Masuk dan Keluar

·         Buku Ekspedisi

b.      Administrasi Penduduk

·         Buku Data Induk Penduduk Kelurahan

·         Buku Data Mutasi Penduduk Kelurahan

·         Buku Data Rekapitulasi Jumlah Penduduk Akhir Bulan

·         Buku Data Penduduk Sementara

c.       Administrasi Keuangan

·         Buku Kas Umum

·         Buku Kas Pembantu Perincian Objek Penerimaan

·         Buku Kas Pembantu Perincian Objek Pengeluaran

·         Buku Kas Harian Pembantu

·         Buku lainnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku

d.      Administrasi Pembangunan

·         Buku Rencana Pembangunan

·         Buku Kegiatan Pembangunan

·         Buku Inventaris Proyek

·         Buku Kader-Kader Pembangunan

e.       Administrasi Lainnya

·         Buku Data Pengurus dan Anggota Lembaga Kemasyarakatan

·         Buku Register

·         Buku Monografi Kelurahan

Administrasi kelurahan ini menjadi data dan informasi primer dan fundamental yang berguna bagi para stakeholder dan pengambil kebijakan. Jenis dan bentuk administrasi ini dapat ditambah sesuai kebutuhan, ditetapkan melalui peraturan Walikota.

    B. Pelayanan Surat-Menyurat

            Selain administrasi dalam bentuk manajemen data dan informasi, kelurahan juga memberikan layanan kepada masyarakat melalui administrasi surat menyurat diantaranya:

·     Surat Pernyataan

Surat yang berisi pernyataan seseorang (Warga Kelurahan) dan diketahui oleh Lurah yang bersangkutan

Syarat: Menunjukkan dokumen kependudukan (KK atau KTP)

·     Surat Keterangan

Surat yang berisikan keterangan mengenai sebuah peristiwa maupun kondisi tertentu yang menyangkut kepada seseorang (warga kelurahan) seperti:

v  Keterangan Penduduk

v  Keterangan Usaha

v  Keterangan Pindah

v  Keterangan Kematian

v  Keterangan Ahli Waris

v  Keterangan Berkelakuan Baik

v  Keterangan Tidak Mampu

v  Keterangan Tanah

v  Keterangan Domisili

v  Keterangan dll

Syarat: Menunjukkan Dokumen Kependudukan (KK atau KTP)

·     Surat Pengantar/Rekomendasi

v Pengantar Lurah Untuk Pengurusan Dokumen Kependudukan seperti KK, KTP, maupun Akta Kelahiran

v Rekomendasi Lurah Untuk Pengurusan Izin Mendirikan Bangunan (IMB)

v Rekomendasi Lurah Untuk Pengurusan Kredit di Badan Layanan Umum Daerah (BLUD)

v Rekomendasi Lurah Untuk Pengurusan Dana Pensiun seperti Surat Pengesahan Tanda Bukti Diri (SPTB) yang memerlukan tanda tangan Lurah

v Rekomendasi Lurah Untuk Pengurusan Akta Nikah (NA)

v Surat-Surat Lain yang memerlukan tanda tangan Lurah dan berfungsi sebagai pengantar untuk pengurusan urusan-urusan tertentu

Syarat: Memenuhi segala persyaratan administratif urusan yang dimaksud.

C. Pelayanan Tugas Pembantuan

        Sebagai Unit Kerja yang berada dalam kategori Front Liner yang bersentuhan langsung dengan masyarakat, Kelurahan menjadi perpanjang tanganan Pemerintah Pusat, Provinsi, Kota, SKPD, BUMN, BUMD, dan Instansi Lain baik horizontal maupun vertikal yang membutuhkan bantuan kelurahan dalam melaksanakan program ataupun proyek tertentu.

        Bantuan bisa berupa dalam bentuk administrasi, surat menyurat, ataupun bantuan yang sifatnya non-administratif.

·     Contoh Bantuan Administrasi

    Instansi tertentu meminta data tertentu kepada kelurahan untuk kepentingan program/proyek instansi tersebut seperti:

-          Dinas Sosial meminta data anak yatim, fakir miskin, anak terlantar

-          BPS meminta data profil kelurahan

-          Dinas PU meminta data Rumah Tidak layak Huni

-          Dinas Koperindag meminta data UMKM

-          Disdukcapil meminta laporan kependudukan bulanan

-          Kemenag meminta data mesjid, mushalla, TPA/MDA

-          Dll

·     Contoh Bantuan Surat Menyurat

    Surat pengantar Lurah untuk pengurusan urusan tertentu adalah salah satu bentuk bantuan surat menyurat kelurahan untuk kepentingan instansi tertentu

-          Pengantar Dokumen Kependudukan untuk Kepentingan Disdukcapil

-          Pengantar Dokumen IMB untuk kepentingan Dinas Tata Ruang & Kebersihan

-          Pengantar Akta Nikah untuk kepentingan Kemenag/KUA

-          Surat Keterangan Tanah (Prona) untuk kepentingan BPN

-          Dll

·     Contoh Bantuan Non-Administratif

Selain bantuan yang sifatnya administratif ada juga bantuan yang sifatnya non-administratif seperti:

-          Pendistribusian Raskin untuk kepentingan program Bulog (BUMN)

          D. Pelayanan Non Administratif

            Konsekuensi logis dari posisi Kelurahan yang bersentuhan langsung dengan kelurahan adalah Kelurahan menjadi kepanjangan tangan pemerintah untuk menyelesaikan segala permasalahan ekonomi, keamanan, dan sosial kemasyarakatan yang ada di Kelurahan. Kelurahan tidak bergerak sendiri, Kelurahan dibantu oleh beberapa mitra, organisasi yang ada dan hidup di masyarakat seperti RT, RW, Lembaga Pemberdayaan Masyarakat (LPM), Pemberdayaan Kesejahteraan Keluarga (PKK), Kelompok Tani, Kelompok Wanita Tani, Gabungan Kelompok Tani, Koperasi Warga, Kongsi Kematian, dll.

            Kelurahan bersama dengan mitra tersebut di atas bahu membahu dan secara koordinatif menyelesaikan masalah-masalah seperti kesejahteraan ekonomi warga kelurahan, pendataan penduduk, keamanan lingkungan kelurahan, kebersihan lingkungan kelurahan, pemeliharaan adat, budaya, dan agama, toleransi antar warga kelurahan, pemeliharaan nilai gotong royong, dll.

STRUKTUR ORGANISASI KELURAHAN

               

                Administrasi kelurahan dijalankan oleh aparat kelurahan yang dikepalai oleh seorang Lurah. Berikut struktur organisasi kelurahan:

ADMINISTRASI KELURAHAN

            Kelurahan merupakan unit organisasi pemerintahan terdepan yang memiliki wilayah yurisdiksi tertentu dan langsung bersentuhan dengan masyarakat. Hal ini menimbulkan konsekuensi logis terhadap tugas pokok, fungsi, dan peranan kelurahan yaitu melakukan pelayanan prima kepada masyarakat. Fungsi pelayanan yang ada di kelurahan terbagi dalam 2 kelompok:

1.  Pelayanan Administratif

A. Administrasi Kelurahan (Pendataan)

Berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 34 Tahun 2007 ada 5 jenis administrasi di kelurahan:

a.       Administrasi Umum terdiri dari:

·         Buku Data Keputusan Lurah

·         Buku Data Inventaris Kelurahan

·         Buku Data Aparat Kelurahan

·         Buku Data Tanah di Kelurahan

·         Buku Data Agenda Masuk dan Keluar

·         Buku Ekspedisi

b.      Administrasi Penduduk

·         Buku Data Induk Penduduk Kelurahan

·         Buku Data Mutasi Penduduk Kelurahan

·         Buku Data Rekapitulasi Jumlah Penduduk Akhir Bulan

·         Buku Data Penduduk Sementara

c.       Administrasi Keuangan

·         Buku Kas Umum

·         Buku Kas Pembantu Perincian Objek Penerimaan

·         Buku Kas Pembantu Perincian Objek Pengeluaran

·         Buku Kas Harian Pembantu

·         Buku lainnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku

d.      Administrasi Pembangunan

·         Buku Rencana Pembangunan

·         Buku Kegiatan Pembangunan

·         Buku Inventaris Proyek

·         Buku Kader-Kader Pembangunan

e.       Administrasi Lainnya

·         Buku Data Pengurus dan Anggota Lembaga Kemasyarakatan

·         Buku Register

·         Buku Monografi Kelurahan

Administrasi kelurahan ini menjadi data dan informasi primer dan fundamental yang berguna bagi para stakeholder dan pengambil kebijakan. Jenis dan bentuk administrasi ini dapat ditambah sesuai kebutuhan, ditetapkan melalui peraturan Walikota.

    B. Pelayanan Surat-Menyurat

            Selain administrasi dalam bentuk manajemen data dan informasi, kelurahan juga memberikan layanan kepada masyarakat melalui administrasi surat menyurat diantaranya:

·     Surat Pernyataan

Surat yang berisi pernyataan seseorang (Warga Kelurahan) dan diketahui oleh Lurah yang bersangkutan

Syarat: Menunjukkan dokumen kependudukan (KK atau KTP)

·     Surat Keterangan

Surat yang berisikan keterangan mengenai sebuah peristiwa maupun kondisi tertentu yang menyangkut kepada seseorang (warga kelurahan) seperti:

v  Keterangan Penduduk

v  Keterangan Usaha

v  Keterangan Pindah

v  Keterangan Kematian

v  Keterangan Ahli Waris

v  Keterangan Berkelakuan Baik

v  Keterangan Tidak Mampu

v  Keterangan Tanah

v  Keterangan Domisili

v  Keterangan dll

Syarat: Menunjukkan Dokumen Kependudukan (KK atau KTP)

·     Surat Pengantar/Rekomendasi

v Pengantar Lurah Untuk Pengurusan Dokumen Kependudukan seperti KK, KTP, maupun Akta Kelahiran

v Rekomendasi Lurah Untuk Pengurusan Izin Mendirikan Bangunan (IMB)

v Rekomendasi Lurah Untuk Pengurusan Kredit di Badan Layanan Umum Daerah (BLUD)

v Rekomendasi Lurah Untuk Pengurusan Dana Pensiun seperti Surat Pengesahan Tanda Bukti Diri (SPTB) yang memerlukan tanda tangan Lurah

v Rekomendasi Lurah Untuk Pengurusan Akta Nikah (NA)

v Surat-Surat Lain yang memerlukan tanda tangan Lurah dan berfungsi sebagai pengantar untuk pengurusan urusan-urusan tertentu

Syarat: Memenuhi segala persyaratan administratif urusan yang dimaksud.

C. Pelayanan Tugas Pembantuan

        Sebagai Unit Kerja yang berada dalam kategori Front Liner yang bersentuhan langsung dengan masyarakat, Kelurahan menjadi perpanjang tanganan Pemerintah Pusat, Provinsi, Kota, SKPD, BUMN, BUMD, dan Instansi Lain baik horizontal maupun vertikal yang membutuhkan bantuan kelurahan dalam melaksanakan program ataupun proyek tertentu.

        Bantuan bisa berupa dalam bentuk administrasi, surat menyurat, ataupun bantuan yang sifatnya non-administratif.

·     Contoh Bantuan Administrasi

    Instansi tertentu meminta data tertentu kepada kelurahan untuk kepentingan program/proyek instansi tersebut seperti:

-          Dinas Sosial meminta data anak yatim, fakir miskin, anak terlantar

-          BPS meminta data profil kelurahan

-          Dinas PU meminta data Rumah Tidak layak Huni

-          Dinas Koperindag meminta data UMKM

-          Disdukcapil meminta laporan kependudukan bulanan

-          Kemenag meminta data mesjid, mushalla, TPA/MDA

-          Dll

·     Contoh Bantuan Surat Menyurat

    Surat pengantar Lurah untuk pengurusan urusan tertentu adalah salah satu bentuk bantuan surat menyurat kelurahan untuk kepentingan instansi tertentu

-          Pengantar Dokumen Kependudukan untuk Kepentingan Disdukcapil

-          Pengantar Dokumen IMB untuk kepentingan Dinas Tata Ruang & Kebersihan

-          Pengantar Akta Nikah untuk kepentingan Kemenag/KUA

-          Surat Keterangan Tanah (Prona) untuk kepentingan BPN

-          Dll

·     Contoh Bantuan Non-Administratif

Selain bantuan yang sifatnya administratif ada juga bantuan yang sifatnya non-administratif seperti:

-          Pendistribusian Raskin untuk kepentingan program Bulog (BUMN)

          D. Pelayanan Non Administratif

            Konsekuensi logis dari posisi Kelurahan yang bersentuhan langsung dengan kelurahan adalah Kelurahan menjadi kepanjangan tangan pemerintah untuk menyelesaikan segala permasalahan ekonomi, keamanan, dan sosial kemasyarakatan yang ada di Kelurahan. Kelurahan tidak bergerak sendiri, Kelurahan dibantu oleh beberapa mitra, organisasi yang ada dan hidup di masyarakat seperti RT, RW, Lembaga Pemberdayaan Masyarakat (LPM), Pemberdayaan Kesejahteraan Keluarga (PKK), Kelompok Tani, Kelompok Wanita Tani, Gabungan Kelompok Tani, Koperasi Warga, Kongsi Kematian, dll.

            Kelurahan bersama dengan mitra tersebut di atas bahu membahu dan secara koordinatif menyelesaikan masalah-masalah seperti kesejahteraan ekonomi warga kelurahan, pendataan penduduk, keamanan lingkungan kelurahan, kebersihan lingkungan kelurahan, pemeliharaan adat, budaya, dan agama, toleransi antar warga kelurahan, pemeliharaan nilai gotong royong, dll.

STRUKTUR ORGANISASI KELURAHAN

               

                Administrasi kelurahan dijalankan oleh aparat kelurahan yang dikepalai oleh seorang Lurah. Berikut struktur organisasi kelurahan:

PROFIL KELURAHAN PILIANG

Piliang merupakan salah satu kelurahan yang terletak di kecamatan Payakumbuh Barat. Kelurahan piliang mempunyai luas wilayah 0,37 Km2 dan secara geografis memiliki keadaan topografi berupa dataran dan posisi kelurahan piliang juga cukup strategis karena dekat dengan pusat kota Payakumbuh dan juga pasar. Oleh karena itu, kelurahan piliang termasuk dalam kelurahan yang memiliki status daerah sebagai wilayah kota. Sementara itu, jarak kelurahan piliang dengan Ibu kecamatan juga tidak terlalu jauh yaitu 3,20 Km.

            Berdasarkan data BPS tahun 2010, Kelurahan Piliang memiliki jumlah penduduk 924 Jiwa yang terdiri dari laki-laki 456 jiwa dan perempuan 468 jiwa, dengan tingkat kepadatan penduduk sebesar 2.497. Jumlah ini meningkat dari data penduduk yang dikeluarkan BPS tahun 2009 yaitu 882 jiwa. Data paling update mengenai kependudukan di kelurahan piliang bisa dilihat dari hasil pemutakhiran data yang dilakukan dalam bulan Juni kemarin, dimana diperoleh data jumlah penduduk di kelurahan piliang yaitu 1052 jiwa yang terdiri dari 537 jiwa penduduk laki-laki dan 515 jiwa penduduk perempuan.

            Kelurahan Piliang dalam bidang pemerintahan memiliki wilayah kewenangan (yurisdiksi) yang terdiri dari 5 RT dan 2 RW. Untuk menggerakkan roda pemerintahan di kelurahan saat ini kelurahan Piliang memiliki personel sebanyak 4 orang yang terdiri dari Lurah, Sekretaris Lurah, Kasie. Pemerintahan, dan satu orang staf. Kelurahan memiliki beberapa mitra kerja yang membantu kelurahan dalam menyelenggarakan pekerjaan pemerintahan di berbagai bidang diantaranya Ketua RT dan RW, Lembaga Pemberdayaan Masyarakat (LPM), PKK, Posyandu, Pokja Kelurahan Sehat, Kelompok Tani, Gapoktan, KWT, dll. Kehadiran mitra kerja ini tidak hanya membantu kelurahan menyelesaikan berbagai urusan pemerintahan dan sosial kemasyarakatan, akan tetapi juga sebagai wadah menampung aspirasi dan partisipasi warga.

            Masyarakat piliang memiliki keadaan sosial ekonomi yang cukup beragam. Ada kelompok masyarakat yang tergolong kelompok menengah ke atas (kaya), ada kelompok menengah, dan ada juga kelompok masyarakat dengan ekonomi menengah ke bawah (miskin). Masyarakat piliang sebagian besar mempunyai pekerjaan sebagai pedagang. Selain berdagang, mata pencaharian masyarakat piliang adalah bertani, PNS, Polri, dll. Konsekuensi logis dari banyaknya warga piliang yang memiliki pekerjaan sebagai pedagang adalah banyaknya jenis usaha perdagangan dan industri yang ada di kelurahan piliang seperti usaha perbengkelan, produksi roti/kue, home industries, warung nasi dan makanan, salon, dan usaha lainnya. Kondisi sosial ekonomi piliang semakin dinamis dengan hadirnya dua komplek perumahan yaitu Sehati Bagaya dan Griya Piliang Asri.

            Dari data dan kondisi kelurahan piliang baik secara geografis, kependudukan, pemerintahan, dan sosial ekonomi, dapat dilihat bahwa kelurahan piliang ini memiliki keunggulan di bidang perdagangan, industri kecil, dan jasa. Selain mayoritas masyarakat piliang adalah pedagang, di kelurahan piliang juga banyak terdapat jenis usaha dan industri. Data Dinas Perindag dan Naker Kota Payakumbuh tahun 2007 menyebutkan usaha atau industri yang ada di kelurahan piliang terdiri dari:

No	Jenis Usaha	Jumlah
1	Bengkel	4
2	Warung Makanan	22
3	Industri Rumah Tangga	7
4	Salon	2
5	Peternakan	1

Menyikapi segala potensi di atas, maka pemerintahan kelurahan piliang telah melakukan serangkaian aksi diantaranya memberikan pelayanan perangkat perizinan usaha kepada masyarakat seperti Surat Keterangan Usaha, sehingga masyarakat memiliki akses untuk mendapatkan kredit dari lembaga keuangan bank maupun non-bank. Pemerintahan kelurahan juga menyalurkan dana bantuan usaha kepada masyarakat baik dana yang berasal dari pemerintah pusat, pemerintah provinsi, maupun pemerintah kota seperti dana kelompok tani, KWT, dll. Di bidang selain perdagangan, pemerintahan kelurahan tetap memberikan pelayanan yang prima kepada masyarakat seperti urusan kependudukan, sosial, dan kesehatan.